Si in training, dar si in business, analiza de nevoi are un rol vital pentru bunul mers al proceselor din organizatie, si implicit bunul mers al organizatiei. Cu toate acestea este un proces caruia nu i se acorda suficienta importanta, sau care este demarat, insa nu este finalizat cum trebuie pentru a fi fructificat la maxim rezultatul sau.
De unde porneste de fapt analiza de nevoi? De ce este ea necesara? Analiza de nevoi este raspunsul la necesitatea unei schimbari in organizatie, indiferent care ar fi natura acelei schimbari. Si o organizatie care creste, care progreseaza si care isi doreste sa ramana pe o piata, nu poate face nimic din toate acestea fara schimbare!
Si da, schimbarea in sine nu este un lucru usor. Creierul nostru este un organ care prefera stabilitatea, care prefera mentinerea starii de fapt pentru a-si conserva cat mai mult din energie si resurse, iar noi ca oameni suntem creaturi ale obisnuintei. Orice schimbare aduce cu sine un dezechilibru interior pentru fiecare dintre noi, de aceea suntem de cele mai multe ori reticenti la schimbare. Iar ca sa acceptam o schimbare trebuie sa intelegem mai multe lucruri:
- De ce este nevoie de acea schimbare? – cred ca e prima intrebare care apare in mintea oricui. Se zice ca “De ce?” este intrebarea specifica copiilor in jurul varstei de 3 ani, insa trebuie sa stim ca este si intrebarea initiala pe care creierul nostru o genereaza in cazul fiecarei cerinte. Suntem fiinte rationale si incercam sa gasim argumentul rational din spatele oricarei cerinte, incercam sa identificam de ce ar trebui sa facem ceea ce ni se cere. Translatat in cazul schimbarii, De ce-ul vine cu un alt argument, cel al pastrarii ordinii actuale: “Daca lucrurile au mers bine asa pana acum, atatia ani, de ce ar fi nevoie de o schimbare?”. Iar raspunsul la aceasta intrebare este legat de cel de al doilea punct despre care vom discuta.
- Beneficiile schimbarii – acel “what’s in it for ME” cum il numeste englezul – strans legat de De ce-ul de mai sus. Schimbarea trebuie “vanduta” catre membrii organizatiei in beneficii pentru acestia (nu pentru organizatie). Si este greu de vandut! Caci daca ne gandim la implementarea unui nou sistem si noi vindem angajatilor ca beneficiu TIMPUL castigat o data cu folosirea noului sistem, este un beneficiu care va iesi la iveala si pe care il vor simti destul de greu, uneori dupa 30 de zile, alteori poate si dupa doua sau chiar trei luni. De ce? Pentru ca acesta este intervalul de care creierul nostru are nevoie pentru a inlocui o obisnuinta veche cu una noua. Deci daca pana ieri tu stiai ca tab-ul din stanga sus era cel de unde salvai ceea ce ai lucrat si de astazi tab-ul este in dreapta sus, va fi nevoie de timp ca sa te obisnuiesti cu aceasta schimbare (chiar daca ea este una aparent minora).
Analiza de nevoi sau analiza statusului actual intervine in prima etapa a oricarui proces care implica o schimbare si este strans legata de acel De ce?. O analiza bine facuta, cu date colectate de la angajati corect si complet va veni in cadrul etapei a doua de anuntare a strategiei de schimbare cu raspunsuri pertinente la intrebare De ce a fost necesara aceasta schimbare?. Care sunt gresilele cele mai frecvent intalnite in cadrul analizei de nevoi:
- Analiza facuta in graba, si deci incompleta – unde sunt luate in considerare doar raspunsurile catorva angajati (si nu selectati conform vreunei metode stiintifice de esantionare, ci luati dupa disponibilitatea imediata)
- Luarea in considerara doar a punctelor de vedere ale managerilor – de multe ori din biroul managerilor problema pare una, insa coborand in “teren” problema se nuanteaza si capata si alte valente care trebuie luate in considerare.
- Analiza nu este facuta cu instrumentele potrivite sau nu sunt adresate intrebarile potrivite – si aceasta duce iarasi la rezultate deformate si care nu reflecta realitatea din teren.
A doua etapa este cea a elaborarii strategiei de schimbare, in care cheia spre succes este implicarea angajatilor in procesul schimbarii, fapt care va determina in viitor asumarea acestei schimbari de catre acei angajati. Si nu este greu sa comunici catre oameni: “Facem X sau Y, pentru ca VOI ati considerat asta ca fiind important!”.
Si ultima etapa, care desi este foarte importanta, este de multe ori omisa – sustinerea schimbarii. Deseori ni se pare ca este suficient sa ii spunem cuiva doar: De maine faci aia sau celalata! si gata. Avand la baza credinta ca omul a fost acolo, a inteles mesajul si isi asuma responsibilitatea de a face ceea ce noi i-am transmis. Nimic mai fals! Daca in etapa intai omului nu i-a fost cerut punctul de vedere, daca in etapa a doua omul nu a fost consultat si implicat, si el se vede direct in etapa a treia doar pus in fata faptului implinit, se vede pus in fata unei schimbari care vine “impusa de seful”, este clar ca o va respinge. Caci revenim la mecanismul pe care il foloseste creierul nostru pentru a-si conserva resursele, despre care discutam mai sus.
Sunt cinci pasi pe care ar trebui sa ii urmam in etapa aceasta de sustinere a schimbarii:
- Formarea sau instruirea continua a oamenilor pe durata unei schimbari – si aici este important ca pe langa training-ul tehnic (care va raspunde intrebarii: Cum voi face?) sa fie facut si training pe partea de atitudine si comportament (care va raspunde intrebarilor: De ce facem asta? si Alaturi de cine voi fi in acest proces?)
- Observarea oamenilor inclusi in proces, din punct de vedere actiune, din punct de vedere atitudine fata de schimbare, fata de colegi
- Colectarea de feedback despre aceasta schimbare – in timp real – si efectuarea modificarilor cat de rapid posibil. Altfel procesul de feedback isi pierde valoarea si substanta
- Recunoasterea si recompensarea progreselor – spuneam mai sus ca orice schimbare necesita un efort de readaptare, deci e important sa apreciem progresele, fie ele si mici pentru inceput
- Stimularea colaborarii si sustinerii reciproce in echipele care trec prin schimbari.
Dupa cum spuneam de la inceput, schimbarea nu este un lucru usor, insa este un lucru indispensabil in dezvoltarea unui business. Este un proces care, daca este facut profesionist, poate avea rezultate suprinzatoare si poate veni cu cresterea angajamentului oamenilor fata de companie. Ceea ce intr-o lume in continua miscare si cautare de altceva, este idealul oricarui lider bun.
Mai multe despre Georgiana si programele sale de training gasiti aici:
The Trainers – prima platformă ce conectează companiile cu experți în training
www.thetrainers.ro
©2014-2016 The Trainers, Irisului, Nr 1, 077175 Bucharest, Romania