Managementul echipelor remote

Azi dimineață au fost raportate un număr total de aproape 12.000 de persoane aflate in auto-izolare in Romania si din 11 martie grădinițele, școlile primare si toate unitățile de învățământ pre-universtar se vor inchide pana in data de 22 martie. Se discuta acum sa se sa ofere cel putin unui parinte din fiecare familie oportunitatea de a lucra de acasa (remote work). Sunt oare companiile romanesti si managerii romani pregatiti pentru acest tip de munca?

home-office-569153_1280

In acest articol dorim sa abordam cateva principii de baza ale acestui tip de munca, precum si ce ar implica managementul unei echipe care lucreaza remote.

  • Tehnologia – Prima cerinta a muncii la distanta/de acasa ar fi aceea a utilizarii tehnologiei adecvate pentru a putea comunica. Companiile ar trebui sa ofere angajatilor posibilitatea de a accesa anumite fisiere de acasa si nu doar din reteaua interna. Si sunt companii in care acest lucru este imposibil prin prisma confidentialitatii acelor date, care sunt stocate in mod special doar pe serverele interne ale companiei.
  • Comunicarea – cand vine vorba de managementul echipelor care lucreaza remote, comunicarea trebuie analizata din cel putin trei puncte de vedere. Primul este frecventa comunicarii: tu ca manager trebuie sa te asiguri ca iei legatura cu membrii echipei suficient de des astfel incat sa ii motivezi pe acestia, sa ii determini sa lucreze si sa atinga aceleasi standarde ca in conditiile normale de lucru, etc. Dar nici prea des incat comunicarea sa devina un factor stresant pentru angajatii care muncesc de acasa. In acelasi timp, este apanajul unui bun manager sa stie cand sa foloeasca comunicare unu-la-unu si cand sa foloseasca comunicarea unu-la-multi. Al doilea aspect este calitatea comunicarii manageriale: daca este pentru prima data cand un manager trece printr-un asemenea exerctiu este posibil ca informatia pe care el o transmite catre echipa sa nu fie cea de care echipa are nevoie in asemenea context. Aici intervine si un alt aspect despre care vom discuta la un punct ulterior: stadiul de dezvoltare al echipei. Al treilea aspect de luat in considerare este strans legat de al doilea si este: continutul comunicarii. Este esential ca un manager sa comunice cu echipa sa remote alegand cel mai potrivit canal (fie ca este telefonul, chat-ul intern, e-mail-ul, aplicatia de alocare sarcini, sau alt canal), care sa aiba rezultate si impact in activitatea angajatului in cel mai scurt timp. Tot la acest aspect este importanta si cantitatea de informatie transmisa catre angajati: daca tu ca manager la fiecare 2-3 ore trimiti echipei cate un e-mail kilometric din care abia se poate deslusi cine ce are de facut, atunci nu este de mirare ca nu vei vedea nicio actiune in urma acestor e-mail-uri.
  • Stadiul de dezvoltare in care se afla echipa – daca vorbim de o echipa care este la inceput de drum, in stadiul de formare, in care rolurile si responsabilitatile nu sunt clar stabilite si asumate, in care membrii echipei nu se cunosc foarte bine si nu au interactionat suficient, sansele ca echipa sa lucreze si sa aiba rezultate mai bune remote sunt scazute. Pentru ca haosul din birou va fi acutizat de lipsa interactiunii fata in fata, de interpretarea pe care membrii echipei o pot da comunicarii scrise si de lipsa de incredere reciproca. De regula, functioneaza foarte bine chiar si fara interactiune fata in fata echipele mature, aflate in etapa de performare care au o buna coeziune grupala, care se cunosc si isi stiu competentele fiecarui membru, care cunosc normele grupului si le respecta si in care rolul liderului poate fi jucat de oricare din membrii echipei (ceea ce in literatura de specialitate apare prezentat sub denumirea: leader-member-exchange)
  • Climatul din echipa – si aici cuvantul cheie si care joaca un rol esential este INCREDEREA. Increderea a fost numita de anumiti cercetatori “liantul forței de muncă globale” deoarece încrederea mutuală joaca un rol cheie in succesul echipelor care lucreaza la distanta. Am interacționat cu multi manageri care imi marturiseau ca nu au incredere sa isi lase echipa sa lucreze de acasa, caci nu sunt convinsi ca membrii echipei ar lucra si „nu ar sta doar cu laptopul deschis, conectati, dar facand cu totul altceva decat ar implica munca lor”. Inițial, în echipele aflate la distanta, încrederea presupune un act de vulnerabilitate din partea managerului, care neavând toată informația despre membrii echipei, necunoscându-i personal în anumite cazuri, trebuie să le acorde acestora încrederea: că își vor îndeplini sarcinile și obiectivele setate la timp, folosind eficient resursele companiei, că îi vor atinge așteptările sau poate i le vor depăși și toate acestea în condiția în care nu împart același spațiu, iar controlul direct al managerul este mai limitat. Încrederea în echipele virtuale presupune eforturi comune ale tuturor membrilor echipei și ale liderului și se dezvoltă în timp, căci membrii trec prin mai multe etape împreună, se cunosc mai bine și ajung la încrederea reciprocă. În astfel de echipe, în care gradul de interdependență poate fi unul sporit, încrederea este strâns legată de realizarea la timp și corect a sarcinilor, de atingerea împreună o obiectivelor propuse inițial de către management.

Screen Shot 2020-03-10 at 8.36.17 PM

In final in tabelul de mai jos ar fi succint avantajele si potentialele riscuri pe care le implica munca la distanta, atât din perspectiva angajatului, cat si a managementului.

Screen Shot 2020-03-10 at 8.44.05 PM

Este sau nu echipa ta sa performeze din afara spațiului obișnuit de lucru? Răspunsul la aceasta întrebare il cunosti doar tu, dupa o evaluare obiectiva a echipei.

Mai multe despre Georgiana Cristea și programele sale de training aici.

Screen Shot 2019-07-21 at 12.17.21 PM


THE TRAINERS – prima platformă ce conectează companiile cu experți în training
www.thetrainers.ro
©2014-2020 THE TRAINERS, Bucharest, Romania